La presentación de un conferencista es el momento más breve del programa de un evento con las consecuencias más grandes. Noventa segundos, aproximadamente, y la sala ya habrá decidido cuánta atención le va a dar a la persona que está a punto de hablar. Una presentación sólida crea una corriente de anticipación. Una débil obliga al conferencista a pasar los primeros diez minutos de su charla reconstruyendo la credibilidad que la presentación debió haberle establecido.
La mayoría de las presentaciones son débiles. No porque a quien las hace le falte buena voluntad, sino porque se preparan a último momento, se redactan a partir de un perfil de LinkedIn y las entrega alguien que subestima lo que el momento requiere.
Lo Que Realmente Debe Hacer una Presentación
El trabajo de una presentación no es resumir la trayectoria del conferencista. Esa información ya está en el programa, en la app del evento y en el perfil del conferencista. Leérsela a una audiencia que puede acceder a ella por su cuenta no es una presentación. Es una demora.
El trabajo de una presentación es responder tres preguntas para la audiencia antes de que el conferencista abra la boca. ¿Por qué este tema, ahora, para esta sala? ¿Por qué es esta persona la voz indicada para abordarlo? ¿Y qué debe estar lista para recibir la audiencia?
Esas tres preguntas, bien respondidas en menos de dos minutos, crean las condiciones para que una conferencia magistral impacte. El conferencista llega a una sala que ya está orientada, ya está curiosa, ya está abierta. Esa es la diferencia que hace una buena presentación. No es decoración. Es preparación.
Qué Incluir y Qué Omitir
Incluye la conexión entre la experiencia del conferencista y la situación específica de la audiencia. No una declaración genérica de credenciales, sino una frase que haga que la sala se sienta vista. “Llevan dos años navegando exactamente lo que este conferencista ha pasado veinte años estudiando” aterriza de manera muy distinta a “nuestro próximo conferencista tiene veinte años de experiencia.”
Incluye una credencial que establezca autoridad genuina sin recitar toda la biografía. La credencial más poderosa es la más relevante para el momento. Para un conferencista de innovación que habla ante una empresa que enfrenta disrupciones, la credencial relevante no es su bestseller ni su charla TED, sino la experiencia específica que lo califica para hablar del problema de esta sala.
Aquí les presentamos una breve introducción a un ganador del Premio Nobel de Física a modo de ejemplo:
¿Qué más incluir?
Incluye una señal clara de lo que la audiencia está a punto de vivir. No un spoiler, sino una orientación. “En los próximos 45 minutos van a escuchar un marco que cambiará la forma en que piensan sobre X” es más útil que “por favor, demos la bienvenida a nuestro conferencista magistral.”
Omite la cronología completa de la carrera. Elige un hilo, no todo el tapiz. Omite las credenciales que impresionan en general pero no conectan con esta audiencia ni con este tema. Omite las anécdotas personales sobre cuánto admiras al conferencista, que desplazan la atención de la sala hacia quien presenta. Y omite cualquier cosa que el conferencista te haya pedido no mencionar. Esa conversación debe ocurrir con anticipación.
Cómo Conseguir la Información Correcta
Todo conferencista que trabaja a través de una agencia profesional tiene una presentación preparada. Pídela. La mayoría de los conferencistas han refinado su presentación a lo largo de docenas de compromisos y saben qué credenciales funcionan con qué audiencias. Ese documento es el punto de partida, no el de llegada.
El punto de llegada es una presentación adaptada a este evento y a esta audiencia. Toma la presentación preparada del conferencista, identifica las una o dos credenciales más relevantes para la sala y reencuádralas en el contexto de lo que tu organización está atravesando. Si no estás seguro de cómo hacer esa conexión, la llamada de contenido que ocurre antes del evento (la sesión estructurada de briefing entre el cliente y el conferencista, coordinada por Aurum) es el momento indicado para preguntarle directamente al conferencista: ¿qué quieres que esta audiencia entienda sobre tu trayectoria antes de que comiences?
Algunos conferencistas ya cuentan con una introducción bien preparada o un breve vídeo. En ocasiones, este elemento visual resulta muy útil e impactante. Algunos clientes también crean su propio vídeo corto con voz en off, lo cual también funciona muy bien para introducir el tema.
Definitivamente confirma la pronunciación del nombre del conferencista antes del día del evento. Esto suena elemental porque lo es, y aun así sale mal con una frecuencia sorprendente. Un nombre mal pronunciado en la primera frase de una presentación es un error pequeño con un efecto desproporcionado en la primera impresión de la sala.
Duración, Entrega y el Traspaso
Una presentación de conferencista magistral debe durar entre 60 y 90 segundos a un ritmo natural de habla. Eso equivale a aproximadamente 150 a 200 palabras en la página. Cualquier cosa más larga comienza a trabajar en su contra: la paciencia de la sala disminuye y el conferencista hereda una audiencia ligeramente agotada antes de haber dicho una palabra.
La entrega importa tanto como el contenido. Lee la presentación una vez, luego déjala y practica entregarla. La diferencia entre alguien que lee desde una página y alguien que habla desde una familiaridad genuina con el material es visible desde la última fila. La energía de quien presenta es contagiosa en ambas direcciones.
El traspaso es el elemento final. Termina con el nombre del conferencista, comienza a aplaudir de inmediato y hazte a un lado para darle la bienvenida al escenario. No te quedes merodeando en el podio. No ofrezcas un apretón de manos que obligue al conferencista a cruzar todo el escenario para llegar a ti. Hazte a un lado con limpieza y deja que el conferencista tome el espacio desde su primer paso en él.
Una Nota sobre Quién Debe Dar la Presentación
La persona que presenta al conferencista debe tener suficiente credibilidad ante la audiencia como para que su respaldo tenga peso. Un CEO presentando a un conferencista sobre cultura organizacional carga una autoridad diferente a la de un coordinador de eventos haciendo lo mismo, y un par respetado de la propia industria de la audiencia carga una autoridad diferente nuevamente. Empareja a quien presenta con las exigencias del momento.
Cuando el evento es grande y la conferencia magistral es el eje central, vale la pena asignar la presentación con la misma deliberación que cualquier otro elemento del programa. Trabajar con una agencia de conferencistas a lo largo de todo el proceso de contratación significa contar con un socio que puede asesorarte sobre esto como parte de la preparación general del evento, no como un detalle resuelto en el camerino.
Contacta a Aurum Speakers Bureau para conversar sobre cómo acompañamos la experiencia completa del evento, desde la selección del conferencista hasta el momento en que baja del escenario.
Preguntas Frecuentes
¿Cuánto tiempo debe durar la presentación de un conferencista magistral?
Entre 60 y 90 segundos en voz alta, lo que equivale a unas 150 a 200 palabras en la página. Menos que eso puede sentirse perfunctorio; más comienza a agotar la atención de la audiencia antes de que el conferencista haya comenzado. El objetivo es crear anticipación, no satisfacer la curiosidad. Si la presentación responde todas las preguntas que la audiencia tiene sobre el conferencista, no queda nada por revelar.
¿Debo usar la presentación preparada por el conferencista o escribir la mía?
Comienza con la presentación preparada del conferencista como material de base y luego adáptala para tu audiencia y contexto de evento específicos. La mayoría de los conferencistas profesionales tienen una presentación preparada que han refinado a lo largo de muchos compromisos. Es una base sólida. Lo que no hará, por definición, es conectar la experiencia del conferencista con el momento específico de tu organización. Esa conexión es tu aporte, y es lo que transforma una presentación competente en una genuinamente efectiva.
¿Cuáles son los errores más comunes en las presentaciones de conferencistas?
Leer textualmente un perfil de LinkedIn. Extenderse demasiado. Pronunciar mal el nombre del conferencista. Incluir admiración personal que centra a quien presenta en lugar del conferencista. Comenzar a aplaudir demasiado tarde después del nombre del conferencista, lo que crea una pausa incómoda. Y no ensayar, lo que hace que incluso un material bien redactado suene inseguro en la entrega. Cada uno de estos errores es evitable con quince minutos de preparación antes del evento.
¿Cómo sé qué quiere el conferencista que se incluya en su presentación?
Pregúntale directamente, o pregunta a través de la agencia que gestiona la contratación. La mayoría de los conferencistas proporcionarán una presentación preparada y están dispuestos a conversar sobre qué elementos les gustaría que se enfatizaran para una audiencia particular. La llamada de contenido previa al evento es el momento natural para esta conversación. Si trabajas con Aurum, facilitamos esa llamada y nos aseguramos de que la pregunta sobre la presentación se aborde como parte de la preparación estándar previa al evento.
